L'art de la note de décision

Dix minutes

Vous avez passé trois semaines à bâtir une présentation de soixante diapositives. Vous avez les données, les graphiques, l'analyse de sensibilité et l'annexe. Vous entrez dans la réunion du conseil et la présidente vous dit qu'elle a dix minutes, et que vous voudriez bien lui dire simplement ce qu'il faut décider.

Si vous ne pouvez pas énoncer le compromis dans le premier paragraphe, vous n'avez pas fini de réfléchir. C'est toute la discipline de la note de décision, et c'est une discipline que la plupart des organisations n'apprennent jamais parce que les logiciels de présentation leur permettent de l'éviter.

Pourquoi la prose gagne

Jeff Bezos a fait interdire PowerPoint chez Amazon au profit de notes narratives de six pages, et sa raison était simple : les puces autorisent la pensée paresseuse. « Nous devons optimiser l'entonnoir client » est une puce que tout le monde approuve d'un signe de tête et que personne ne comprend. « Nous devons supprimer l'étape de vérification du courriel parce qu'elle cause un abandon de vingt pour cent, même si elle fera monter les plaintes pour pourriel d'environ quinze pour cent » est une phrase qui force une décision. La première est un compte rendu. La seconde est une recommandation avec ses conséquences.

La structure que nous enseignons

Nous formons les équipes à écrire des notes de décision plutôt que des rapports d'étape, et une note de décision a une forme fixe, conçue pour la vitesse.

Elle s'ouvre sur le contexte, qui répond à la question de savoir pourquoi on en parle maintenant. Quelque chose a changé : le contrat du fournisseur expire dans quarante-cinq jours, ou les lignes directrices provinciales de financement ont été révisées la semaine dernière et l'organisation n'est plus admissible selon l'ancien modèle. Vient ensuite la complication, qui explique pourquoi le statu quo n'est plus viable et ce qui casse si on ne fait rien. C'est là que l'urgence se gagne. S'il n'y a pas de véritable complication, la situation n'a pas besoin d'une note de décision. Elle a besoin d'un plan de projet.

La recommandation suit, en une phrase claire et sans ambiguïté : nous devrions retenir l'option B et reporter l'option C au troisième trimestre. Ne tergiversez pas, et ne présentez pas trois options en demandant au dirigeant de choisir. Votre travail est de synthétiser l'analyse et de trancher. Le sien est d'approuver, de rejeter ou de contester votre logique.

En dernier, et le plus souvent omis, vient le compromis. Tout choix stratégique a un coût, qu'il soit financier, opérationnel, réputationnel ou une question de temps, et faire comme s'il n'y en avait pas vous coûte votre crédibilité. Dites-le simplement : l'option B livre plus vite, mais elle accroît notre dépendance envers un seul fournisseur et augmente le risque opérationnel d'environ quinze pour cent, ce qu'une clause de révision du contrat à six mois peut atténuer. Nommer le compromis n'affaiblit pas la recommandation. Cela montre au lecteur que la réflexion a été faite.

Écrire, c'est penser

Une note vous force à relier la logique d'une façon que les diapositives ne font jamais. Les diapositives permettent d'esquisser une idée. La prose oblige à la défendre. Si vous ne pouvez pas écrire un argument cohérent de deux pages pour votre recommandation, vous n'êtes probablement pas prêt à la faire, et les trous dans le raisonnement deviennent évidents dès qu'on essaie d'écrire en phrases complètes.

Respectez leur temps et ils respecteront votre décision

Les dirigeants avec qui je travaille au Canada, chefs de direction d'entreprises de taille moyenne, directeurs généraux de municipalités, directions d'OSBL, n'ont pas le temps de chercher où est le point. Ils gèrent des priorités concurrentes, des échéances serrées et la surveillance d'un conseil. Faites le dur travail de synthèse avant d'appuyer sur « envoyer ». Retirez les indicateurs de vanité, les formules prudentes et le « pour votre considération ». Si vous respectez leur temps, ils respecteront votre recommandation. Si vous le gaspillez, ils cesseront tout simplement de lire vos notes.